Comment faire pour supprimer "les informations personnelles cachées Microsoft Office" ajoute à vos documents

Microsoft Office enregistre les métadonnées cachées dans vos documents Office, y compris le temps que vous avez travaillé sur eux, le nom de tous ceux qui ont travaillé sur le document, lorsque le document a été créé, et même les versions précédentes du document.

Avant de publier des documents Office publiquement ou de les envoyer à quelqu'un, vous voudrez probablement vérifier quelles informations cachées le document contient et supprimer les données sensibles. Ces métadonnées peuvent empiéter sur votre vie privée ou être potentiellement gênant.

Afficher et supprimer les données masquées

Sur Office 2013 ou Office 2010, cliquez sur le menu fichier, cliquez sur info et l'outil Inspect document sera frontal et central, vous informant des informations potentiellement sensibles que contient le document. Cette information est plus évidente que dans les anciennes versions d'Office, mais il est toujours facile de manquer si vous n'êtes pas conscient Office ajoute ces données sensibles à vos documents.

Pour afficher les métadonnées masquées dans le document, cliquez sur le bouton vérifier les problèmes, cliquez sur inspecter le document et choisissez les types de métadonnées pour lesquels vous souhaitez examiner le document. Vous pouvez simplement laisser toutes les options sélectionnées pour examiner le document pour tous les types de métadonnées.

Cliquez sur inspecter et Office examinera le document pour les métadonnées. Cliquez sur le bouton supprimer tout en regard d'un type de métadonnées pour le supprimer.

Notez que vous ne serez pas en mesure de récupérer la plupart de ces métadonnées après la suppression. Pour cette raison, Microsoft recommande de créer une nouvelle copie du document (utilisez la fonctionnalité enregistrer sous) avant de supprimer les métadonnées et de publier le document. Vous aurez alors une copie du document avec les métadonnées. Bien sûr, si vous ne voulez pas de ces métadonnées à tous, vous pouvez simplement le supprimer sans se soucier de conserver une copie.

Quel type de métadonnées Office enregistre-t-il?

Office enregistre les propriétés du document, y compris les détails tels que l'auteur, le sujet, le titre, la date à laquelle vous avez créé un document, la dernière fois que vous l'avez modifié, et la durée pendant laquelle vous avez passé à travailler sur le document. Ces propriétés contiendront également le nom de tout modèle utilisé lors de la création du document, des en-têtes de messagerie et d'autres informations connexes. Cela peut potentiellement être embarrassant, par exemple, vous pouvez envoyer un rapport TPS à votre patron et dire que vous avez passé toute la journée à travailler sur elle seul. Mais les métadonnées pourraient révéler THT vous n'avez travaillé sur le rapport TPS pendant quelques minutes, collaboré avec d'autres personnes, et que vous avez utilisé un modèle nommé "inutile TPS rapport modèle" lors de sa création. Pire encore, il ya d'autres implications sur la vie privée ici-vous pouvez publier un document sur le Web sans votre nom associé à elle, mais votre nom apparaîtra dans les propriétés du document par défaut.

Les en-têtes, les pieds de page, le filigrane et le texte mis en forme comme texte masqué peuvent également être inclus, mais ne s'affichent pas si vous faites un survol superficiel du document. L'outil vous indique si votre document contient ces informations.

Si vous avez collaboré avec d'autres personnes lors de l'écriture du document, il contiendra encore plus de données. Les métadonnées affichent les noms de tous ceux qui ont travaillé sur le document, ainsi que les commentaires, les marques de révision, les annotations manuscrites et les versions antérieures du document. Si vous publiez un document sur lequel vous avez travaillé, vous voudrez probablement supprimer toutes ces données plutôt que de les partager.

Comment faire pour empêcher Office d'enregistrer les métadonnées

Malheureusement, vous devrez utiliser l'outil inspecteur de document pour supprimer les données sensibles de chaque document avant de les publier ou de les partager avec quelqu'un. Il n'y a pas de moyen intégré pour supprimer ces informations de plusieurs documents à la fois, et il n'y a pas de paramètre Office pour empêcher Office d'appliquer ces données aux documents.

Toutefois, Office peut supprimer automatiquement les métadonnées chaque fois que vous enregistrez un fichier. Vous devez appliquer ce paramètre à chaque document que vous utilisez: il s'agit d'un paramètre spécifique au document, et non d'un paramètre à l'échelle du système.

Pour empêcher Office d'enregistrer les métadonnées avec vos documents, cliquez sur le menu fichier, cliquez sur options, puis sélectionnez la catégorie Centre de confiance. Cliquez sur le bouton Paramètres du centre de confiance et sélectionnez Options de confidentialité. Activez l'option "supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier sur Save". S'il apparaît grisé, cliquez sur le bouton Inspecteur de document ci-dessous, exécutez l'inspecteur de document et supprimez toutes les informations personnelles du document. Vous devriez alors être en mesure de cliquer sur la case à cocher.

Rappelez-vous, vous devrez changer cette option ceci pour chaque document séparément.

 

Cette information peut être utile, et certains d'entre eux est même crucial pour la collaboration ou pour les entreprises de garder une trace de qui a travaillé sur un document. Mais quand il est temps de publier le document, vous aurez probablement envie de supprimer ces métadonnées.